La communication a des talents

Ingi Amr Dimanche 12 Janvier 2020-12:03:16 Chronique et Analyse
La communication a des talents
La communication a des talents

 

 

 

 

Comment mieux communiquer? Comment mieux collaborer et échanger des idées? Comment gagner du temps et être plus performants au travail? Développer une meilleure communication, c’est comme huiler un moteur. Tout le monde va collaborer harmonieusement et l'objectif sera atteint.

Quand les membres d’une même équipe  au sein d’une entreprise collaborent sur un projet et se répartissent les tâches à accomplir, c’est dans le but de mettre en commun leurs forces, les différentes compétences de chaque individu.

 En revanche, quand une équipe ne parvient pas à bien communiquer, c’est un peu comme un moteur qu’on aurait démonté en multiples pièces détachées qui lui permettent de fonctionner quand elles sont assemblées et qui n’y parviennent pas quand elles sont prises individuellement.

Chaque membre de l’équipe travaille de son côté sur le projet, et ce n’est qu’une fois le travail de chacun mis en commun que l’ensemble du projet prend forme. C’est donc en implémentant une stratégie de communication interne dans la durée et sur l'ensemble du projet que celui-ci se structurera en toute transparence.

Développer une meilleure communication entre les membres d’une équipe, c’est comme huiler un moteur : l’équipe collabore harmonieusement, chaque membre apporte sa compétence au projet et les différentes parties du projet s’ajustent naturellement. Le projet est alors compris dans sa globalité, la productivité s'accroît, le projet est achevé dans les délais impartis, ce qui améliore la continuité des activités et fait monter les résultats en flèche.

Une meilleure communication engendrera une confiance entre les différents membres de l'équipe. Ils créeront des liens solides et un sentiment de loyauté les uns envers les autres. Tout cela procurera un environnement où il est agréable de travailler, en toute confiance, et contribuera aussi à accroître l'efficacité de bonnes pratiques professionnelles.

D’après une étude, lorsque la communication s'améliore au sein d’une entreprise, cela se traduit par une augmentation de l’engagement des salariés. En effet, quand les salariés sont engagés, ils parlent de façon positive de leur organisation, ils restent plus longtemps à leur poste réduisant ainsi le taux de rotation des effectifs, et ils sont plus motivés dans l'exercice de leur fonction au poste qu’ils occupent.

La communication ne se résume pas à de simples entretiens individuels, bien que cette forme de communication ne devrait jamais être négligée. C’est en fonction des membres de l’équipe et des exigences du projet que différents types de communication seront définis. La technologie joue un rôle significatif comme outil de communication dans ce cas, et, lorsqu'elle est utilisée de manière efficace, elle peut faire gagner un temps précieux et aider chaque membre de l'équipe à travailler plus efficacement.

En général, en combinant différentes méthodes de communication, on arrive à faire avancer correctement la plupart des projets. L’essentiel est plutôt de savoir comment améliorer la communication au sein de l'équipe.

Voici quelques conseils. (source blog.azendoo.com)

La politique de la porte ouverte

Quand tous les collaborateurs d’une entreprise s'enferment derrière des portes de bureau closes, cela crée une atmosphère de culture du secret. Selon un article de Forbes, en laissant la porte du bureau ouverte ou en encourageant un environnement de travail avec des espaces ouverts, on communique clairement aux employés qu'on fait tous partie d’une même équipe. Cela permet déjà d’éliminer certains obstacles. Cela donne aussi à l'équipe un message de transparence, une condition très importante qui renforce la confiance et la clarté sur le lieu du travail.

L'autre point positif de cette politique de la porte ouverte est qu'elle encourage une communication régulière au jour le jour. Elle permet de discuter continuellement de l'état d'avancement d’un projet, conduisant ainsi à résoudre immédiatement les problèmes plutôt que d’attendre la réunion hebdomadaire pour les régler.

Echange entre collaborateurs

Si les membres de l'équipe remettent la première ébauche du projet sur lequel ils travaillent et que le Boss ne la trouve pas satisfaisante. S'il leur retourne simplement une note de commentaire leur demandant de l'améliorer, c’est un exemple typique de mauvaise communication au travail. Cela risque de rendre les membres de l'équipe très perplexes car ils ne comprendront pas pourquoi.

Il est primordial de savoir comment formuler des commentaires constructifs et détaillés car c’est un moyen d’accroître la communication au sein de l'équipe. Il faut  fournir des commentaires qui guident les employés, plutôt que des commentaires qui créent des barrières supplémentaires.

Donner un avis de façon verbale peut s'avérer une expérience positive pour tous, car cela peut encourager un échange mutuel. Mais il est conseillé de conserver une trace écrite de ce qui se dit oralement, pour se souvenir des détails.  Les commentaires dans ce cas sont visibles par tous les collaborateurs travaillant sur un projet, ce qui permet d'améliorer la communication dans son ensemble et la productivité.

 Clarté des rôles

Des instructions manquant de clarté et des incompréhensions sont fréquemment la cause de nombreux problèmes dans le milieu professionnel. Si le membre d'une équipe ne sait pas exactement ce qu'on attend de lui, il aura probablement du mal à exécuter sa tâche correctement.

En clarifiant les rôles et les responsabilités de chacun, on surmonte un des premiers obstacles à l'amélioration de la communication d’équipe.

 Développez l'esprit d'équipe

Une équipe qui s'entend bien communiquera automatiquement mieux. Créer un esprit d'équipe non seulement offre à chacun la possibilité de mieux se connaître, mais permet de créer un environnement où tout le monde a l'impression que participer vaut la peine.

Les pauses café sont une occasion qui fait naître un environnement idéal pour que les membres de l'équipe se détendent et discutent de leur travail et des problèmes auxquels ils sont confrontés.

Formes de communication appropriées

Chaque projet doit être traité séparément des autres. Les échanges de communication doivent, pour être plus efficaces, refléter cela. Si une tâche spécifique exige une méthode de communication plus concrète, c’est à dire où les membres d’une équipe doivent s’assoir à la même table, alors il faut organiser davantage de réunions pour que les membres de l’équipe communiquent de manière efficace.

Par ailleurs, si un projet exigera peut-être des réunions avec des collègues se trouvant sur des sites différents, les réunions internes ne seront alors pas pratiques. Dans ce cas, la technologie prend ici tout son sens : la vidéo-conférence peut être un moyen efficace pour que toute l'équipe se « réunisse ».

Les emails sont depuis longtemps l'une des méthodes de communication préférée lors d’un travail en équipe, mais le problème que posent les emails est qu’ils envahissent rapidement votre boîte de réception qui peut vite devenir pleine. Alors cela provoque du retard dans votre travail car vous devez lire ces emails et les déplacer dans les dossiers qui conviennent. Non seulement est-ce une façon inefficace d’utiliser votre temps, mais si cette tâche est trop importante, vous aurez tendance à vouloir la remettre à plus tard.

Pour mieux communiquer

Nous n’avons jamais échangé autant de messages qu’aujourd’hui à l’ère du numérique. Mais communiquons-nous vraiment ? En famille, dans le couple comme au travail, il n’est pas toujours évident d’engager un dialogue constructif avec nos différentes relations. Conseils pour rétablir la communication. (Source:psychologies.com)

Se faire bien comprendre

L’essentiel est de ne pas oublier le proverbe « ce qui se conçoit bien, s’énonce clairement ». Pour la psychologue Marie Andersen, auteure de Tout s’arrange avec des mots (HugoDoc) nous supposons à tort, surtout dans les relations de couple, que celui qui nous écoute reçoit notre message oral exactement tel que nous souhaitons lui transmettre. « Bien souvent, nous parlons sans réfléchir à ce que nous disons vraiment. Au quotidien, cela se révèle bien pratique pour la plupart des échanges, mais en cas de problème ou lors d’une relation tendue, il faut absolument peser nos mots et redoubler d’attention. » Pour elle, il convient alors d’adapter notre discours suivant 3 niveaux d’attention :

Niveau 0 : Dans le contexte de discussion quotidienne, nous laissons librement notre parole s’écouler. La communication n’a pas d’autre but que de créer du lien social.

Niveau 1 : Face à un problème ou à la nécessité de prendre une décision commune, il convient de s’interroger « Qu’est-ce que je veux dire exactement ? Quel est mon souhait exact ? ». Cette réflexion permet d’organiser nos pensées, chose essentielle dans un échange plus complexe.

Niveau 2 : Une fois déterminé ce que nous voulons dire exactement, encore faut-il s’interroger sur la façon dont nous allons faire passer le message à notre interlocuteur. Le discours doit alors s’adapter en fonction de ce que nous savons de lui et de sa propre façon de communiquer. Si nous nous trouvons en face de quelqu’un de susceptible, par exemple, si nous souhaitons que cette personne comprenne notre message il faudra veiller à ne pas la vexer.

Ecouter

Faire attention à ce que l’on dit est la première étape d’une communication réussie, mais encore faut-il savoir écouter l’autre ! Sans écoute adaptée, le dialogue entre deux personnes se résume à un simple monologue à deux voix, ou chacun reste sur ses positions, sans véritablement échanger.

Accepter nos différences

La communication est un jeu à deux (au minimum) qui nécessite de savoir faire des compromis et ne pas oublier que le but d’un dialogue est d’être enrichissant. Il ne s’agit donc pas d’une bataille d’ego dont l’objectif serait de faire accepter de gré ou de force à l’autre nos envies, opinions ou désirs.

Il faut accepter de se remettre en question et être capable de dire « Je comprends ta position » le plus sincèrement possible. L’important est d’exprimer sa position à l’autre et d’entendre la sienne.

Styles de communication

La communisation, il en existe quatre styles. Plus vous vous connaissez, plus vous avez d’outils de communication.

Communication Analytique

Quand on cherche à influencer les pensées et les actions des autres en prenant le temps et les moyens de convaincre. Cette forme de communication est basée sur l’analyse, la planification et le contrôle.

Communication Directive

Quand on communique de façon directe et on a souvent preuve d’impatience dans des discussions qui se prolongent. Ce type de communication est basé sur les faits concrets et la décision. Les personnes qui communiquent ainsi gagneraient à être plus à l’écoute et à exprimer plus souvent leur appréciation.

Communication Conciliatrice

C'est le style de communication des  personnes qui cherchent à éviter les conflits. Elles sont habiles à concilier les différents points de vue et sont sensibles aux avis des divers individus. Elles gagneraient à mieux structurer leurs entretiens et à laisser les autres prendre leurs responsabilités.

Communication Animatrice

Ces personnes communiquent aisément avec les autres. Elles semblent passionnées, enthousiastes et démonstratives. Elles s’attachent peu aux détails pratiques et ne sont pas portées à vouloir résoudre les problèmes à tout prix. Elles gagneraient  à être plus à l’écoute et à clarifier leurs attentes.

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